Calculando el Mínimo, Máximo y Punto de Orden de Compra.

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Cuando estas en el ramo del retail, siempre hay una duda: ¿Cuanto es lo que debo de tener en el inventario?.

Se que algunos no estarán de acuerdo, pero por experiencia creo que la mejor forma de calcularlo es la siguiente:

Calcular el mínimo de inventario:

Vamos a tomando la venta del mes podemos obtener el ponderado por día, así que si tuvimos un artículo del cual vendimos 60 pzas en 30 días vamos a tener que vendemos en promedio 2 pzas por día, y tenemos que el proveedor se tarda en resurtir 15 días, sabemos entonces nuestro mínimo debe de ser 30 piezas en inventario.

Calculando el máximo de inventario:

En este punto es donde siempre he encontrado polémica, ya que generalmente no les gusta como calculo este dato, generalmente el mínimo es el tiempo en que tarda en resurtirte el proveedor la mercancía, por lo que no basta con manejar el mínimo en las tiendas por que llegará el día en que pierdas ventas por no tener existencias, la forma que encontré para calcularlo es tener el mínimo mas el tiempo que se tarda el proveedor en resurtirte la mercancía en otras palabras para a si siempre tener el mínimo en la tienda:

Máximo de existencia = Mínimo + El tiempo de resurtido.

Que es lo mismo:  Máximo de existencia = Mínimo * 2.

Si seguimos el ejemplo cuando calculamos el mínimo obtendremos que:

Máximo de existencia = 30 * 2 = 60

Pero la verdad a casi nadie le gusta esa cifra, los jefes siempre querrán manejar siempre el mínimo,  pero esto nos ocasionaría problemas de desabasto por lo que se me ocurrió agregar una variable muy sencilla que le llamo los “días de gracia”, que no es otra cosa que preguntarnos ¿Cuantos días de inventario es conveniente soportar en bodega? si tomamos el ejemplo que hemos seguido y calculamos que podemos soportar en bodega unos 7 días de inventario podemos calcular nuestro máximo de la siguiente forma.

Días de Gracia = (Pzas promedio de venta por día) * (Días que podemos soportar en bodega)

Dias de Gracia = 2 * 7

Días de Gracia = 14 Pzas en Bodega

 

Máximo de existencia = Mínimo + Días de Gracia

Máximo de existencia = 30 + 14

Máximo de existencia = 44

Si se dan cuenta de la otra forma obtenemos 60 mientras con la variable que puse dan 44 piezas que de las cuales 14 nos dan una semana extra de inventario para no tener desabasto, cada uno conoce a sus proveedores y las necesidades de la tienda por lo que puedes aumentar o disminuir los días de inventario que puedes tener en bodega.

De lo anterior es en base a mi experiencia y  se que funciona en artículos básicos, en moda aplica pero seria usando la información de la temporada pasada y no con artículos si no hacerlo con las características de estos.

Respecto a las preguntas ¿cual es el momento idóneo para de hacer una compra? y ¿Cuanto es lo que debo de pedir? lo expondré en otro post.

!!!Si piensas que hay una mejor forma estoy con la mente abierta!!!.

Saludos.

41 comentarios en “Calculando el Mínimo, Máximo y Punto de Orden de Compra.

    • Perdón por tardarme un año en contestar pero debido al trabajo descuide esta blog, si te sirve todavía responderé a tu pregunta, la formula esta pensado en días, pero si lo cambias a horas puede funcionar digo si quieres complicarte o en caso contrario, otra solución es promediar lo que pides por dia, digo no conozco tu problemática a fondo pero quizás eso te pueda ayudar.

  1. alex

    me parece interesante tu blog, lo que pasa es que estoy haciendo mi estadía en una empresa con mas de 2000 productos y me piden que realice mínimos y máximos, la empresa en la que estoy nunca han realizado inventario y como mi proyecto es un manual de control de almacén para que lo implementen mi proyecto necesitan saber los mínimos y máximos y pues creo que no sera tan fácil realizarlo la pregunta ¿que me recomendarías que hiciera?

  2. Edwin Bedoya

    Muy interesante y práctica la explicación.. pero quiseiera que me guiara.. soy el encargado de l coordinación de abastecimiento en una cadena de Droguerías (180) mas o menos son 3000 productos que en muchos casos tienen una rotación muy lenta,,, cómo calculo los minimos y máximos incluyendo el almacenamiento de la bodega central????

  3. Me gusta tu metodologia para calcular el minimo y maximo, pondre en practica las formulas que proporcionaste, yo tambien tengo detalles en este asunto del calculo del minimo y maximo por no tener un historial de venta pero tomare como referencia de venta unos 15 dias espero me funcione, estaré comentando como me va en la implementacion de tus formulas, agradezco tu informacion, saludos…!!! atte:Rothman

  4. Alfonso Becerra

    Jorge, son buenos tus comentarios, tambien quiero saber como consideras la temporalidad (temporada alta y baja), cuando estas en temporada baja debes cuidar estar lo suficientemente abastecido para no perder ventas, pero cuando esta misma pasa debes cuidar no estar sobrepasado en el inventario ya que esto es dinero parado, o en los casos de productos con caducidad estos pueden hecharse a perder y generarte perdidas, y tambien como tomas en cuanta los incrementos de precios que hacen que en ocasiones articulos que se desplazan de forma fluida se retracen un poco por el alza en los costos y estos comienzan a rezagarse… Saludos.

    • Que tal Alfonso, cuando tenemos articulos basicos que se venden de forma regular todo el año no hay mucho problema, pero con los articulos que son de temporada la forma cambia, Yo lo que he echo es identificar el periodo de tiempo en que se venden y de ahi parto tomando mas muestras de esa temporada de otros años y con esa informacion trabajo, ya que incluso la temporada puede cambiar, como por ejemplo semana santa que en el calendario siempre cambia.

      Por eso es muy importante clasificar nuestro productos en basicos y de temporada, ya que como dices se pierde dinero en mercancia que no se mueve, por eso debemos siempre tener el minimo necesario en nuestra bodega y mas si nuestros productos pueden tener fecha de caducidad.

      Es un tema extenso, el cual espero escribir en post posterires para saber como tratar los articulos de temporada.

  5. Alfonso Becerra

    Jorge, en el parrafo anterior me falto agregar que cuando estas en temporada baja y comienza la temporada alta, debes cuidar estar lo suficientemente abastecido para no perder ventas….

  6. Ixchel E.

    Hola, agradezco tus comentarios al respecto es la primero que veo este tipo de cuestiones y tus comentarios me han ayudado mucho … Mil gracias ya tengo la brujula en mano para saber que debo de hacer..

  7. Pablo

    Hola que tal igual me queda la duda en el calculo del stock máximo; me parece mas apropiado determinar el stock máximo como si fuera el Lote Economico (Q*) ya que significa menor costo.

    • Mil gracias por tu observación, ciertamente la llegue a utilizar pero hay una variable que no toma en cuenta y es tu bodega o piso de venta por eso agregue una variable en mi formula ya que el problema que llegue a tener fue que en algunos puntos de venta la bodega era muy pequeña o inexistente y en otras venden muy bien pero el piso de venta es muy pequeño o grande, por eso termine desarrollando esta formula.

      Pero ciertamente esa técnica es una muy buena cuando no te preocupa el stock en piso de venta o en bodega.

  8. Carlos Abascal

    De mi parte y para el que le sirva, en lugar de tomar un numero determinado de “dias de gracia” el cual sera mucho muy dificl tomar en cuenta los dias que puedes soportar en bodega, sugiero que contemplen un “Inventario de Seguridad” el cual estara regido por la desviacion standard de cada producto. Con este dato, mas los dias de entrega del proveedor se convertiran en un Inventario Deseado, dependiendo de la cantidad de tarimas que puedas asignar en almacen ese debera de ser tu inventario maximo.

  9. en mi caso es un almacen de refacciones se calcularia en base a cuantas veces se cambia x refaccion al año lo puedo tomar de esa forma inv inicial mas inv final = compra anual de refacciones que se utilizaron en 365 dias entre 2 es el resultado de mi inventario promedio ????

  10. roman rivera Gazpar

    que tal jorge, mencionas como manejar un minimo y un maximo en un “dia de venta normal”, como se aplicaria la formula para un “venta en temporada fuerte”? saludos

  11. Erick Sarmiento

    Hola Jorge, que funcion tienen los productos en transito en la formula de pedido con minimos y maximos Cantidad a pedir=(Stock maximo- Stock actual), tengo la duda si la formula seria Cantidad a pedir=(Stock maximo-(Stock actual+Total Transitos)

  12. Erick Sarmiento

    Hola Jorge, Trabajo en una empresa que tiene tres sucursales y necesitamos estableciendo los minimos en base a la rotacion promedido de un año, la dudad que tenemos es de que forma determinar el minimo de las sucursales si la mayoria de los productos ingresan directa mente en la casa matris, lo que tengo pensado es los siguiente, la formula que pensamos utilizar es la siguiente rotacion promedio casa matriz/30*tiempo de entrega del proveedor, rotacion promedio sucursal 2/30*tiempo de entrega del proveedor,rotacion promedio sucursal 3/30*tiempo de entrega del proveedor, te agradeceria que me confirmara si estamos aplicando bien la formula o estamos equibocados.

    • Joel

      Me gustaria externar mi punto de vista al respecto, ya que tenemos el mismo problema, nosotros implementamos maximo y minimo en la matriz ya que de ahi se distribuyen los productos, en las sucursales definimos unicamente maximos de tal forma que resurtimos en cuanto baja el maximo, me gustaria compartir mi expereincia, mi correo microintegral@gmail.com

  13. Carlos Espindola

    SALUDOS JORGE.
    estaba leyendo y alguien comento acerca del lote económico y me surgió una duda cual crees que seria las ventajas y desventajas del “Lote Económico (Q*)” versus el “modelo de mínimos y máximos.”

    me gustaría tener tu perspectiva acerca de este tema.

    • Ups perdón por la tardanza en contestar, en el lote económico prácticamente tu mínimos dependen de tus costos de manejo de producto, en otras palabras puede ser los costos de almacenaje + los costos de inversión + costos de traslado a tiendas + etc puedes partir de ahí cuando es un producto nuevo en donde no tengas algún tipo de historial, yo lo ocupo para comparar mi mínimo vs el lote económico para saber si el mínimo es mayor al lote económico.

      Las Ventajas es del lote económico es saber es definir las piezas mínimas que necesitas vender para solventar los gastos de ese producto.
      Desventajas son que ese mínimo es estático y por lo que si tienes un articulo que se esta vendiendo mucho puede ser que te quedes sin suficiente stock si no prestas la suficiente atención.

  14. Chrystian Avalos

    Buen día Jorge, en mi empresa manejamos la estadística por mes y clasificamos los artículos por nivel de movimiento, como podría calcular el máximo y minimo de los artículos con tu formula, ya que lo manejas por días.

    • Es fácil, solo el promedio en vez de sacar una muestra por mes como yo lo saco y lo divido entre los días del mes, tu promedio tiene que ser basado en una muestra de mucho grande de tiempo, pienso que mínimo tomaras 6 meses en la muestra y en vez que lo dividas en días divídelo en meses.

  15. hola jorge yo trabajo en un almacen de refacciones para maquinas prensadoras y cortadoras de cable de una empresa, y quiero saber si tu me podrias ayudar a decirme como podria sacar los maximos y minimos en mis locaciones don estan las refacciones para saber en que momento lanzar la orden de compra de cualquier refaccion antes de que quede en ceros?

    • Con mucho gusto te ayudo, solo que comprenderás que tengo poco tiempo libre para dedicarle a este blog, pero te comento que lo primero que debes tener en cuenta es un buen catalogo de productos y un sistema que te este dando la información que requieres de ventas de años y meses anteriores, por que también tienes que identificar cuales son tus meses fuertes.

  16. marco

    En general lo que se comenta es lo usual. sin embargo, existen otros factores que hay que considerar para lograr el objetivo primordial.Le ha pasado que no hay recursos para materia prima de un producto, que no hay espacio suficiente en temporada alta, que no hay personal suficiente para lograr la producción estimada..etc.,aquí es donde entra la magia de un administrador chingon,para sacarle jugo a lo que tienes

    • Por su puesto Marco totalmente de acuerdo contigo, Lo que realizo en su momento Steve Jobs ninguna formula se lo dijo, fue su visión de negocio, creatividad y empuje lo que hizo un producto tan exitoso al iPhone, el hacer algo que revoluciono la telefonía móvil.

  17. Jose

    Buen día Jorge Trabajo en una empresa que tiene mas de 1000 artículos se realizan inventarios una vez al año pero no se manejan los stock máximos y mínimos y ahora se quieren implementar que tengo que hacer.

    • Hola buen día José:

      Lo primero que te recomendaría es revisar y/o crear tu catalogo de artículos, la segunda es revisar que tengas el kardex con todo el historial de entrada y salida de tus productos conforme esta tu catalogo (Compras, Transferencias de almacenes, Mermas etc) si no lo tienes hay que comenzar a hacerlo ya sea mediante el uso de un sistema o llevarlo de forma manual. ya teniendo el historial todo tu catalogo en orden lo demás mas fácil.

  18. Lobato, ernesto

    Hola Jorge, me estan delegando la tarea de establecer maximos y minimos de una empresa que maneja aprox 1000 codigos de producto.
    estoy utilizando tus consejos. Pero me queda una duda..
    las ventas de este negocio son muy variables, me refiero a que si mi existencia maxima es de 100, tengo pedidos en la misma semana de 80 y 50 y por consecuencia ya no cubro.
    Existe alguna variable en la que se pueda considerar estos casos atipicos???
    estoy considerando tomar como referencia el historico de ventas.
    agradecere cualquier aportacion
    saludos

    • Que tal Ernesto:

      Habrá que analizar por que ocurren estos picos con el mismo mes del año pasado quizás sean eventos que son cíclicos, es decir ventas de temporadas quizás la muestra de información para esos productos seria compararla con el mismo mes pero del año pasado.

      Alguna variable que te puede ayudar quizás sea que calcules la variación estándar por mes para ver en que mes se esta disparando estos eventos raros el por que se dan investigarlos muchas veces te llevas buenas sorpresas.

      • cristhian simbaña

        Saludos

        para mi parecer deberías realizar un análisis de las ventas del año pasado y luego establecer los mínimos y máximos por periodos trimestrales en base al análisis que realizaste del año anterior

        Espero y mi acotación ayude de algo

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